Ablage & Co. – Wichtige Kernkompetenzen der Büroorganisation

Meistens werden Unterlagen irgendwie hingelegt und jeder Mitarbeitende nutzt sein eigenes System, die Ablage zu organisieren. Ob Rechnungen, Dokumente und Gesprächsprotokolle – alles muss gegebenenfalls, auch durch Kollegen*innen wieder auffindbar sein.

Damit ist eine Ablage essenziell für jeden Betrieb – ganz egal, welcher Größe und welcher Branche. Oftmals fällt die Ablage gerne in den Bereich des Sekretariats, doch auch andere Abteilungen und Fachbereiche brauchen eine gute und vor allem zentrale Ablage.

Schließlich werden an nur einem Tag viele Vorgänge bearbeitet und alle müssen entsprechend abgelegt sein. Dies bietet die Sicherheit, auch in Zukunft, etwa bei Rückfragen noch einmal auf die Dokumente zurückgreifen zu können und Einsicht zu haben. Auch Dritte können so gewisse Vorfälle besser nachvollziehen und Angebote, etwa von Lieferanten mit früheren Angeboten verglichen werden.

Eine richtige Ablage ist Grundlage für gute Büroorganisation

Eine gute und effiziente Ablage bietet schnelle Übersicht und einen guten Zugriff auf alle wichtigen Informationen und Dokumente. Da kommt es vor allem auf eine gewisse Logik drauf an. Denn jeder Mensch hat ein anderes Ordnungssystem und arbeiten zu viele Personen gleichzeitig in einem Ablagesystem kommt es schnell zu einem Durcheinander. Damit dies nicht passiert bedarf es einer professionellen Ablage, die am besten klar definiert ist und zu der nur gewisse Personen Zugang haben. So ist gesichert, dass die Dokumente alle da liegen, wo sie hingehören und Daten auch vor versehentlicher Verschiebung oder Löschung gesichert sind.

AM einfachsten ist es, eine Ablage mit einem Mind-Map Plan zu starten und hier die verschiedenen Hauptordner und Nebenordner ableiten zu können. So entsteht ein Bausteinprinzip, in dem man Ordner und Mitarbeiter zuordnen kann und Nutzerrechte festlegen kann.

Ablage System übersichtlich gestalten

Alle Dokumente sollten nach gewissen, festgelegten Standards gespeichert werden. So sollten alle eine Vorgangsnummer, ein Datum oder einen Titel haben. Dies aber in eine logisch nachvollziehbare Folge gebracht werden können. Ein Hauptordner sollte nicht mehr als drei bis fünf Unterordner haben. Ansonsten sollte ein neuer Baustein angelegt werden. Außerdem sollten nur berechtigte Personen Zugriff zu den verschiedenen Ordnern haben und sich nachvollziehen lassen, wer diese als Letztes geändert hat-
Dabei ist zwischen einer Ablage auf der eigenen Festplatte, in einem Netzwerk oder einer Cloud zu differenzieren. E-Mails etwa könne auf dem eigenen Desktop oder fallbezogen auch auf einem Laufwerk abgelegt werden. Generell ist es empfehlenswert im E-Mail-Programm eigene E-Mail-Ordner anzulegen und diese regelmäßig zu sichern und zu pflegen. Das beginnt schon mit einer gezielten Auswahl von Betreffzeilen, die schnell Aufschluss über den Inhalt der Mails geben.

Außerdem sollte in einer Betriebsrichtlinie festgelegt werden, wie lange welche Dateien aufbewahrt werden und wann sie in ein Archiv geschoben werden.

Die Ablage entscheidet über Qualität und Effizienz im Unternehmen

Eine gut strukturierte und durchdachte Ablage bringt viele Vorteile. Vor allem aber finden alle Mitarbeitenden schnell die Informationen, die sie brauchen und müssen nicht lange suchen, bis sie die notwendigen Daten bekommen. Das spart Zeit und Geld und lenkt die Mitarbeitenden nicht von ihrem Arbeitsprozess ab. Außerdem sorgt es für deutlich entspannteres und effektiveres Arbeiten, was wiederum zu einem Wir-Gefühl beitragen kann.

Auch sollte festgelegt werden, welche Dateien gescannt werden, und wie lange die Originale, vorausgesetzt, es liegen keine gesetzlichen Fristen zugrunde, aufbewahrt werden. In einem Zentralregister sind diese sicher aufgehoben, denn auch, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlassen sollte, sind die Daten hier noch für Nachfolger und andere Teamkollegen ersichtlich und zugänglich. Davon profitieren letztlich die Kunden, aber auch interne und externe Prozesse.

Die Kernkompetenz der Büroorganisation – Ablage Management

Im Rahmen eines Workshops kann man die Mitarbeitenden mit einbinden und ein Ablagesystem erarbeiten lassen. Alternativ gibt es auch externe Bürodienstleister, die die Ablage durchführen. Beispielsweise werden hier Dokumente gescannt und direkt dahin gelegt, wo die entsprechenden Personen, die sie benötigen, sie schnell wiederfinden.

Eine gute Ablage erscheint im Alltag zwar zeitraubend, ist unterm Strich aber für jeden Betrieb eine Zeitersparnis, da nicht erst, wenn die Dokumente dringend gebraucht werden, die tagelange Suche nach diesen beginnt. Außerdem werden Kostenfallen, wie Rechnungen, die womöglich liegen bleiben und andere Fristgeschäfte nicht liegen. Betriebe, die es selbst nicht schaffen, ein Dokumentenmanagement und eine gute Ablage einzurichten können diese outsourcen. Dies ist bis zu einem gewissen Grad empfehlenswert und erleichtert den Alltag, da so wichtige Ressourcen zur Verfügung stehen. Nach und nach können die Mitarbeitende die Ablage weiter durchführen, was den Vorteil hat, dass diese sich so in einem fließenden Übergang an das neue System gewöhnen.