Das Kassenbuch: Anforderungen und wichtige Tipps

Kassenbücher dokumentieren alle Geldströme in einem Betrieb und geben einen Überblick über die Einnahmen und Ausgaben, die getätigt werden. Da es sich bei den Geldströmen im Kassenbuch immer um Bargeld handelt, ist es wichtig, dass dieses sauber gepflegt wird. Es wird bei Prüfungen, etwa durch das Finanzamt äußerst kritisch betrachtet und Lücken werden genauestens nachvollzogen. Zudem unterliegt es bestimmten Formalitäten.

Vielen Freiberuflern ist nicht bewusst, dass sie sich mit der Eintragung in das Handelsregister ebenfalls zur Führung eines Kassenbuchs verpflichten. Dabei sind bestimmte Anforderungen unbedingt zu beachten, um sich unnötigen Ärger zu ersparen.

Ein Kassenbuch gehört ebenso zur Buchhaltung wie das Kontieren von Rechnungen und die Bilanz. Das Kassenbuch dokumentiert alle Kassenvorgänge. Somit muss es auch eine Kasse geben, in die alle Belege, etc. gelegt werden, etwa wenn ihr Geld entnommen wird. Nur so ist sie bei einer externen Prüfung aussagefähig. Dabei muss jeder Betrieb, der einen gewöhnlichen Geschäftsverlauf hat, ein Kassenbuch führen.

Bilanzpflichtige Unternehmen besitzen alle eine Kasse und führen somit ein Kassenbuch. Die Vorgänge und das Ergebnis werden am Ende des Geschäftsjahres, wenn der Jahresabschluss erstellt wird, in das Umlaufvermögen eingerechnet.

Eine Ausnahme gibt es und diese betrifft nur Kleinunternehmer oder solche Einzelkaufleute, die in zwei Jahren nicht mehr als 500.000 Euro Umsatz haben und deren Jahresüberschuss die 50.000 Euro Grenze nicht übersteigt. Diese unterliegen weder der Buchhaltungspflicht noch müssen sie eine Inventur durchführen, oder bilanzieren. Das Gleiche gilt auch Existenzgründer in der Startphase ihres Betriebs.

Die Kassenbuchführung bleibt ihnen aber freigestellt. Das gilt auch für jene Kaufleute, die ein Kleingewerbe betreiben. Sie führen eine Einnahme- Überschuss Rechnung aus und weisen am Ende des Geschäftsjahres eine Gewinn- und Verlustrechnung aus.

Die richtigen Belege im Kassenbuch sammeln

Neben dem Bargeld gehören auch Postwertzeichen und Schecks in das Kassenbuch. Wird Geld entnommen, so müssen durch die entnehmende Person Quittungen eingelegt werden, die das Datum, die Höhe, sowie die Person ausweisen.

Außerdem wird das gesamte Bargeld in der Kasse gesammelt. Dies wird meist auf einen festen Betrag festgelegt. Überschuss aus Einnahmen werden auf ein Bankkonto überwiesen. Auch diese Vorgänge werden entsprechend im Kassenbuch vermerkt.

Ein Vermerk im Kassenbuch beinhaltet die Information, ob es sich um eine Ausgabe oder Einnahme handelt. Außerdem werden Datum und Belegnummer angegeben und der Buchungstext erklärt, wofür das Geld genutzt wurde. Der Betrag ist dabei in Euro ausgewiesen und auch die zugrundeliegende Steuer wird ausgewiesen. Das gleiche gilt für Umsatzsteuer und Vorsteuerbeträge.

Außerdem muss nach jedem Vorgang der Kassenbestand geprüft und vermerkt sein. Dies ist der aktuelle Sollkassenbestand, der durch externe Prüfungen ebenfalls kontrolliert wird und mit dem Ist-Bestand übereinstimmen muss. Dabei müssen alle Vorgänge für einen externen Dritten nachvollziehbar und stimmig sein.
Neben Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben müssen hier auch alle privaten Einnahmen und Ausgaben sauber dokumentiert und dargelegt werden.

Klassisches Kassenbuch oder Excel Datei – was ist erlaubt?

Kassenbücher gibt es im Schreibwarenhandel zu kaufen. Diese werden manuell ausgefüllt. Der Vorteil ist, dass hier schnell mit dem Kuli (wischechte Farbe) alle Einträge vorgenommen werden können. Verändern kann man im Nachhinein nichts mehr.

Eine Excel Datei ist nicht erlaubt und wird als Ersatz zu einem Kassenbuch nicht vom Finanzamt oder im Rahmen einer Prüfung anerkannt. Der Grund dafür ist, dass sich nachträgliche Änderungen hier nicht mehr nachvollziehen lassen und sie damit nicht die rechtlichen Voraussetzungen erfüllen.

Alternativen bieten Kassenbuch-Software Programme, in denen alle Kassenvorgänge eingepflegt werden. Allerdings sollte man hier besonders auf aktuelle Versionen und zugelassene Anbieter vertrauen. Zu oft kommt es vor, dass die Prüfer Fragen stellen, die sich mit der Software nicht abbilden und beantworten lassen.
Nachträgliche Änderungen von Einträgen hingegen werden dokumentiert und sind auch im Nachgang noch rückvollziehbar.

Wer lieber eine Cloud nutzt, der kann auch solche Angebote nutzen. Auch hier werden Korrekturen direkt bearbeitet und etwa aktualisiert als Vorsteuer angemeldet. Allerdings stehen immer wieder Zweifel in puncto Sicherheit im Raum. Vorher sollte man sich genau informieren, welche Kassenbuchführungs-Form die Beste ist.

Kassendifferenzen sind in jedem Fall immer umgehend nach der Feststellung zu beseitigen und zu klären. Das Risiko ist zu groß, dass die ganze Buchhaltung dadurch nicht mehr stimmt und Buchungen nicht mehr nachvollziehbar sind. Auch aus diesem Grund ist es wichtig, keine Buchung ohne Beleg durchzuführen und die Kasse regelmäßig nachzuzählen und zu prüfen. Ein Kassenbestand darf nie negativ sein und auch Bargeldverschiebungen, etwa auf ein Bankkonto müssen nachvollzogen werden können. Dabei ist darauf zu achten, dass alle Eintragungen in das Kassenbuch fortlaufend sind. Es darf niemals freie Zeilen aufweisen.

Das Kassenbuch ist sowohl in manueller als auch elektronischer Version mit allen Belegen und Kassenende- Summen-Bons für eine Dauer von zehn Jahren sicher aufzubewahren. Kommt es an irgendeiner Stelle zu Unvollständigkeiten oder sind nachträgliche Korrekturen ersichtlich, so kann das Finanzamt, im Falle des Verdachts der Unvollständigkeit oder Täuschung, das Kassenbuch auch schätzen. Oft kommt es dann zu sehr hohen Nachzahlungen!

Das Kassenbuch – ein sensibles Thema

Gerade beim Kassenbuch denken viele Unternehmen, dass dies etwa Einfaches sei. Doch besonders hier sind Kontrolle und Sorgfältigkeit von ganz besonderer Bedeutung. Außerdem liegt das Kassenbuch meist bei einer Revision oder Prüfung im Fokus der Betrachtungen. Jeder Zweifel an der Richtigkeit oder Vollständigkeit kann sich nachteilig auswirken und zu kostspieligen Konsequenzen führen.