Effizientes Mahnwesen in Ihrem Unternehmen

Zunächst starten viele Firmen und Betriebe mit einer Handvoll Kunden. Doch schnell nimmt die Anzahl an Kunden zu und der Kundenstamm wächst und gedeiht. Das führt zu einem erheblichen Mehraufwand. Denn mehr Rechnungen müssen geschrieben werden, die Geldeingänge müssen kontrolliert werden und zahlungsträge Kunden erinnert und gemahnt werden. Das Mahnwesen ist dabei eine sehr undankbare Aufgabe im Unternehmen, die meist eine Vollzeitkraft in Anspruch nimmt und nicht mehr nur noch nebenbei umgesetzt werden kann.

Damit die Mahnungen und Zahlungserinnerungen nicht Überhand gewinnen oder außer Kontrolle geraten, empfiehlt sich ein betriebliches Mahnwesen. Dies kann über eine eigens dafür programmierte Software erfolgen, oder durch das Outsourcing an einen Bürodienstleister. Hier werden alle Rechnungen zentral erfasst und auf Wiedervorlage gelegt, um eine fristgerechte Zahlung sicherzustellen und das Mahnwesen für den betroffenen Betrieb selbst zu vereinfachen. So hat die Buchhaltung im Betrieb wieder Zeit für die wesentlichen Aufgaben und ein professionelles Mahnwesen verstärkt zudem den Druck auf den Kunden, seiner Zahlfrist nachzukommen.

Die Inanspruchnahme eines Outsourcings an einen Dienstleistungsanbieter für Mahnwesen kann gerade für kleine Betriebe und Start Ups hilfreich sein. Denn gerade diese sind von den fehlenden oder verspäteten Geldeingängen der Kunden oftmals stärker betroffen, da sie Liefer- und Zahlungsmanagement just in time planen und somit schnell ins Minus rutschen können.

Professionelle Dienstleister übernehmen dabei die Leistungen auf Wunsch der Kunden und bieten ihnen individuelle Pakete und Angebote an, so dass sie ihre Kosten im Rahmen halten und flexibel bleiben.

Zu den angebotenen Services zählen unter anderem:

1. Die Rechnungslegung.
2. Die Zahlungseingangskontrolle.
3. Die Zahlungserinnerung.
4. Die Mahnung und das Einhalten von Mahnzeitpunkten.
5. Die Beachtung der verschiedenen Mahnstufen und
6. Die Klage.

Jede unbezahlte, das heißt offene Rechnung wird zunächst erinnert, so dass der Kunde die Gelegenheit hat, diese zu begleichen. Geschieht dies nicht, wird das Mahnverfahren eingeleitet. Dies umfasst je nach Betrieb und Festlegung mehrere Mahnstufen, die teilweise bereits Kosten für die Auslagen mit sich bringen.
Sind alle Mahnstufen wenig erfolgreich und geht noch immer keine Zahlung durch den Kunden ein, so wird entschieden, ob ein Inkassoverfahren eingeleitet wird. Der nächste Schritt ist die Klage.

Gerade in Unternehmen werden die Mahnungen direkt von den einzelnen Mitarbeitenden ausgesprochen. Das ist nicht immer rechtskonform, da sich hier zahlreiche Fehler einschleichen können, die für die Betriebe am Ende teuer werden.

Aus dem Grund lohnt es sich, einen Mahnleitfaden und ein gezieltes Mahnverfahren einzurichten. Nur so ist sichergestellt, dass die gesetzlichen Richtlinien sauber eingehalten werden und es am Ende nicht zu bösen Überraschungen kommt.

Ein offizielles Mahnwesen mit einem klaren Prozess einrichten

Grundsätzlich sollte jedes Unternehmen darauf achten, dass die Kunden liquide und zahlungswillig sind. Dennoch ist darauf zu achten, dass im Fall der Fälle ein Prozess festliegt, der den Mahnvorgang genau beschreibt. Dieser beginnt immer mit einer pünktlichen Zahlungserinnerung. Nur so hat der Kunde die Chance, seiner Zahlpflicht nachzukommen und sich weiteren Ärger und Kosten zu ersparen.

Wissenschaftliche Studien zeigen zudem auf, dass bei einer schnellen Mahnung und konsequenten Zahlungsaufforderung die Priorisierung, der Zahlung nachzukommen, deutlich höher ist, als wenn diese erst Monate später beim Kunden eingeht und dieser sich gegebenenfalls gar nicht mehr an die Bestellung erinnern kann. Die Mahnung sollte daher immer einige Tage nach dem verstrichenen Zahlungstermin versandt werden. So können Zahlung und Mahnung sich nicht überschneiden und es vergeht keine unnötig lange Zeit zwischen den Prozessschritten.

Um den Kunden nicht zu reizen oder Ärger mit diesen auszulösen, empfiehlt es sich, die Mahnungen freundlich zu formulieren und nicht direkt in einen Drohmodus zu verfallen, der oftmals zu Unmut auf beiden Seiten und dem Verlust von Kunden führen kann. Generell gilt es, dass nach der ersten Mahnung und einer Zahlung nicht mehr als dreißig Tage vergehen sollten. In diesem außergerichtlichen Verfahren sollten bis zu drei Mahnungen und Erinnerungen an den Kunden hinausgehen.

In Einzelfällen und bei besonders guten Kunden hat es sich zudem etabliert, dem Kunden ein persönliches Gespräch anzubieten, um über andere Zahlungsmodalitäten zu sprechen. Dies ist besonders dann empfehlenswert, wenn es sich um wichtige und jahrelange Kunden handelt, die plötzlich zahlungsunfähig sind.

Oftmals liegt eine verzögerte Zahlung nur an einer schlechten Organisation, wie dem Verlust einer Rechnung oder darin begründet, dass es vielleicht zu einem Sachbearbeiter Wechsel kam und der Fall untergegangen ist. Auch kann eine ernsthafte Begründung, wie eine temporäre Zahlungsunfähigkeit Grund sein. Leider sind es oftmals auch Kunden, die ihrer Zahlfrist einfach so nicht nachkommen wollen und das Mahnwesen bis an ihre Grenzen bringen. Hier hilft nur noch ein Inkassoverfahren.
Um das Mahnwesen richtig zu formulieren und die Texte formal richtig zu gestalten, empfiehlt sich die Zusammenarbeit mit Experten etwa durch ein Outsourcing, oder alternativ das Herunterladen entsprechender Vorlagen und Formulare im Internet.

Das Mahnwesen wird in Start Up Unternehmen meist direkt vom Gründer durchgeführt, je nach Wichtigkeit, der nicht zahlungsfähigen Kunden liegt, es auch im Verantwortungsbereich des Geschäftsführers. Ein effektives Mahnwesen, das auch die entsprechende Auswirkung aufzeigt, ist ein „Zentrales Forderungsmanagement“. Ausgeführt werden sollte das Mahnwesen durch geschulte Mitarbeitende, die eine Grundlagenschulung zu den rechtlichen Grundlagen erhalten haben und sich mit dem Thea gut auskennen.

Das Mahnwesen durch Factoring ergänzen

Wer seinen eigenen Betrieb vom Mahnwesen entlasten will, hat die Möglichkeit, einen Factoring-Dienstleister in Anspruch zu nehmen. Diese übernehmen das Mahnverfahren und die Kommunikation mit dem Kunden. Als Bezahlung behalten sie einen prozentualen oder pauschalen Betrag des Mahngeldwerts ein. Damit verlieren Betriebe die lästige Mahnverpflichtung und sind auch rechtlich abgesichert, da die Mitarbeitenden des Factorings diesen Schritt erledigen und meist Experten auf dem Gebiet sind.

Für die Betriebe ergeben sich mit einem professionellen Mahnprozess zahlreiche Vorteile. Sie verlieren keine Zeit und Ressourcen und sind rechtlich sicher. Sie sind nicht in einem direkten Kontakt mit einem Kunden und werden auch im Mahnverlauf nicht direkt mit diesem in Verbindung gebracht. Sie verlieren das Kerngeschäft nicht aus den Augen oder überlasten Mitarbeitende mit der zusätzlichen Fristeinhaltung, Kommunikation und dem rechtlichen Prozess.