Was macht ein Büroservice was ist das eigentlich?

Ein moderner und zeitgemäßer Anbieter von Bürodienstleistungen ist auf das Outsourcing zahlreicher kaufmännischer Aufgaben spezialisiert, die in einem Büro anfallen. Ziel ist es, ein Angebot an Leistungen und Services zu schaffen, die die Firmen entlasten und ihnen zeitraubende und arbeitsintensive Aufgaben abnehmen und diese so entlasten. Durch die Abgabe von Bürotätigkeiten jeder Art, können sich Betriebe, ganz egal, ob kleine, mittelständische oder große Unternehmen, wieder auf ihr Kerngeschäft konzentrieren.
Durch die Professionalisierung der Bürotätigkeiten und den Einsatz von spezialisierten und erfahrenen Mitarbeiter*innen werden die Aufgaben schnell und effizient ausgeführt, so dass der Auftraggeber, in diesem Fall die outsourcenden Unternehmen, noch von einem großen zeitlichen Vorteil profitieren.

Die externen Bürodienstleister bieten dabei ihre Leistungen regional, oder auch überregional an und sind oftmals auf bestimmte Branchen spezialisiert. Dies hat den Vorteil, dass gerade kleinere und mittelständische Betriebe sehr gut von der Erfahrung aus dem Branchennetzwerk der Anbieter profitieren können. Große Unternehmen und Konzerne sparen sich oftmals ganze Abteilungen und somit hohe Personalkosten.

Betrachtet man die Personalkosten, wenn ein Betrieb eine Bürofachkraft einstellt und die Kosten des Outsourcings, so steht für viele auf Anhieb fest, dass sie deutlich an Personalkosten sparen und zugleich noch die Rechnungen für die in Anspruch genommenen Leistungen absetzen und steuerlich geltend machen können. Somit entsteht oftmals eine Win-Win Situation, die sich am Ende eines Geschäftsjahres rechnet. Ganz nebenbei sin die Firmen auch rechtlich abgesichert und reduzieren durch die Beauftragung eines Bürodienstleisters ihr finanzielles Risiko, was erneut zu einer Gewinnsteigerung beiträgt.

Das Outsourcing an Bürodienstleister bringt Unternehmen zahlreiche Vorteile

Das Outsourcing ist seit vielen Jahren eine gängige Strategie in Unternehmen, wiederkehrende Arbeitsprozesse an einen Dienstleister, der auf gewisse Aufgaben- und Unternehmensbereiche spezialisiert ist, outzusourcen. Dadurch werden Prozesse reduziert und zeit- sowie kostenaufwendige Prozesse und Prozessschritte reduziert, oder im Unternehmen eliminiert.

Entlassung der betrieblichen Abläufe und mehr Zeit für das Kerngeschäft

Aus der Sicht der Geschäftsführung ist es immer sinnvoller, zeitaufwendige Aufgaben an externe Dienstleister abzugeben und im Unternehmen die gewonnenen Ressourcen lieber in andere Tätigkeiten zu investieren. Das kann zu Erfolgssteigerung und einer verbesserten Zielerreichung führen, denn gerade so haben die Mitarbeitenden deutlich mehr Zeit, sich strategischen Themen zu zuwenden oder Ihre Arbeitszeit in andere, für den Betrieb wichtigere Prozesse, zu investieren.

Steigerung von Qualitätskennzahlen und mehr Zeit für eine gute Außenwirkung

Die gewonnene Zeit fließt in das Unternehmen zurück. Doch gleichzeitig profitiert das Unternehmen von der Nutzung des Outsourcing Partners. In vielen Unternehmen ist die Einstellung einer kaufmännischen Bürokraft oft nicht möglich, da diese nicht voll ausgelastet wäre. Auch sind viele Vorgänge zu komplex oder unregelmäßig, was zu hohem Zeitverlust, aber auch rechtlichen Risiken führen kann. So kommt es besonders bei Mahnwesen und Rechnungslegung schnell zu kniffligen Situationen, wo einer Bürokraft schnell das rechtliche Wissen fehlt und das Risiko von Regresszahlungen oder ein Imageschaden schnell vorprogrammiert sind.

Auch administrative und kaufmännische Aufgaben wie das Führen von Telefonaten, die Postannahme und Bearbeitung sowie die gezielte Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Meetings und Veranstaltungen, aber auch bei der Büroorganisation im Alltag sind von den Profis schnell und effizient umgesetzt und sparen hohe Kosten an Personal und Arbeitszeit. Schließlich stellen die Bürodienstleister nur die Leistungen und die Zeit in Rechnung, die sie auch für die Erledigung der Aufgaben benötigt haben. Zu guter Letzt reduzieren viele Unternehmen ganz nebenbei auch ihren Bedarf an Räumlichkeiten und, wer weniger Büroräume anmieten, einrichten und unterhalten muss, spart und kann sich meist mit dem Ersparten Räumlichkeiten in einer besseren Lage leisten. Auch Krankheitsausfälle oder Urlaubsplanungen und dabei die Planung von Fristgeschäften entfallen im Verantwortungsbereich der Firmen, die sich für das Outsourcing ihrer Bürotätigkeiten entscheiden.

Konjunkturelle Schwankungen einfach ausbalancieren

In vielen Firmen fallen oft Bürotätigkeiten an, in anderen wiederum vermehrt zu Messezeiten, oder bedingt der Konjunktur in der Branche. Mit dem Outsourcing an einen Bürodienstleister bleiben Unternehmen flexibel und können ihre Tätigkeiten dann an professionelle Hilfe abgeben, wenn sie damit überlastet sind, oder das Geschäft dies erfordert.
Dabei haben die Firmen immer die Wahl, nur einzelne Dienstleistungen in Anspruch zu nehmen, oder das gesamte Büromanagement. Einzelleistungen und Dauerverträge sind frei wählbar und bieten oftmals genau an das Unternehmen angepasste Lösungen.

Neben den klassischen Verwaltungs- und Sekretariatsaufgaben bieten viele der Dienstleister auch besondere Services an, wie etwa das Lektorat von Texten, das Schreiben von Texten oder grafische Arbeiten und den Versand von Marketingmaterial. Viele bieten darüber hinaus Marktforschung und Recherchearbeiten an oder werten vorhandene Prozesse und Kundengespräche aus.

Telefonservice mit verbesserter Erreichbarkeit und mehr Sicherheit

Mit der Erreichbarkeit eines Unternehmens steigt oder fällt der erste Eindruck. Viele kleine und mittelständische Betriebe haben keine Möglichkeit, selbst 24 Stunden an 7 Tagen für Ihre Kunden erreichbar zu sein. Größere Dienstleister übernehmen auch hier die Telefonie und sind erreichbar, wenn Kunden anrufen. Dabei bieten sie den 1st Level Support, die Anfragen der Kunden aufzunehmen und leiten diese dann entweder zur Bearbeitung oder Kontaktaufnahme mit dem Kunden an die Betriebe weiter. Je nach Vertrag und Angebot, werden diese auch direkt durch den Bürodienstleister abgearbeitet. So gehen keine Aufträge verloren, die Kunden steigern sich nicht in ihren Ärger hinein und die mögliche Wut staut sich nicht auf. Außerdem sind die Mitarbeiter*innen am Telefon Profis, die genau wissen, wie sie ihre Kommunikationskompetenzen gezielt und förderlich einbringen können und schnell eine Lösung offerieren. Hierfür können Rufnummern eigens erstellt werden, auf die auch tagsüber umgeleitet werden kann – etwa, um in Meetings oder bei anderen wichtigen Terminen nicht permanent durch ein klingelndes Telefon gestört zu werden.

Viele Büroservice Dienstleister bieten ihre Dienste auch auf verschiedenen Sprachen an, so dass das Unternehmen auch noch international wirkt und seinen Kundenservice in verschiedenen Märkten mit gleichbleibender Qualität anbieten kann.

Schnelle Postarchivierung und Beantwortung wiederkehrender Anfragen

Im Alltag bleibt wichtige Post schon einmal zu lange liegen. Das passiert nicht, wenn man die Postannahme outsourct. Bei einem guten Büroservice Dienstleister wird die Post geöffnet, priorisiert, archiviert und gescannt an die richtigen Ansprechpartner weitergeleitet.

Viele Standardanfragen, etwa nach Prospekten oder Formularen können direkt abgearbeitet werden und werden somit schnell und effizient – zur vollen Kundenzufriedenheit – erledigt.

Durch die zahlreichen Vorteile und die Einsparungen dank der Dienstleistungen, kann das Unternehmen so auch eine Flagship-Adresse, etwa in einer renommierten Lage in einer Millionenstadt, nutzen und hier die Post empfangen.

Der persönliche Concierge und Gastgeber für Kunden und Geschäftspartner

Viele Büroservice Dienstleister verfügen über eigene, repräsentative Räumlichkeiten, die angemietet werden können. So können Veranstaltungen und Meetings hier durchgeführt werden und werden von den Geschäftspartnern entsprechend organisiert.

Das verschafft von Anfang an einen professionellen Eindruck und das geschulte Personal kümmert sich um die Gäste und versorgt diese mit Getränken, benötigter Ausstattung und hilft bei Fragen und Wünschen. Oft bieten die Profis im Büromanagement auch Vorteile aus einem guten Netzwerk und können beispielsweise Hotels oder Tische in Restaurants sowie Theatertickets buchen.

Auch die Organisation und Unterstützung bei Seminaren und Bereitstellung aller benötigter Unterlagen kann mit outgesourct werden. So werden Skripte mit dem Logo erstellt, Protokolle während Meetings geführt oder im Nachgang Teilnehmerbefragungen oder auch Foto-Protokolle für die Teilnehmenden erstellt. So können die Veranstalter sich voll und ganz auf die inhaltliche und strategische Vorbereitung konzentrieren.

Einfache Büroorganisation und mehr Flexibilität im Alltag

Die Büro Service Anbieter haben vor allem eins zum Ziel: Ihren B2B Partnern eine reibungslose Organisation zu bieten. Das bringt automatisch mehr Ordnung in den Arbeitsalltag und reduziert viele Prozesse. So gelangen unnötige Papierstapel gar nicht erst bis an den Schreibtisch der eigenen Mitarbeiter*innen und es erfolgen keine Anrufe, die die Mitarbeitenden aus ihren Tätigkeiten und Ihrer Konzentration herausreißen. Noch dazu erreichen auch kleine Betriebe mit einer geringeren Personaldichte so mehr Professionalität und erzielen eine bessere Außenwirkung.

Virtuelle Bürowelt und moderne Arbeitsmittel

Betriebe, die nur selten Veranstaltungen organisieren haben oft keine professionelle Ausstattung. Durch die Nutzung eines Dienstleisters können sie diese so spontan und flexibel mieten und Ihre Konferenzen innovativ gestalten. Ob virtuelles Büro, oder virtuelle Assistenz: Von dem Angebot können gerade kleine und mittelständische Betriebe nur profitieren und schnell bei ihren Kunden punkten.