Wichtige Tipps für die vorbereitende Buchhaltung

Das Steuerrecht sieht vor, dass zahlreiche Firmen in Deutschland dem Finanzamt monatlich ihre Buchhaltung zeigen bzw. vorbreitet sind, auch unangekündigt, Einblick in die Buchhaltung zu gewähren.

Je nach Größe und Komplexität der hauseigenen Buchhaltung und abhängig von der Anzahl der Geschäftsfälle nimmt die Buchhaltung einen großen Stellenwert ein und ist mit viel Aufwand verbunden.

So müssen die verschiedenen Geschäftsvorfälle kontiert werden und alle Einnahmen und Ausgaben Konten zugeordnet werden und auf diese verbucht werden. Dazu gehören Rechnungen, Investitionen, alle Ausgabn und Abschreibungen, die im Laufe des Geschäftsalltags anfallen. All diese Vorgänge sind Grundlage für die Anmeldung der Umsatzsteuer und später für den Jahresabschluss.

Große Unternehmen haben meist ihre eigene Buchhaltungsabteilung und geschultes und speziell ausgebildetes Personal. Bei kleineren Betrieben und Selbständigen übernimmt diese Aufgaben oft das Steuerbüro als Dienstleistung.

Die vorbereitende Buchhaltung umfasst also das Vorbereiten und Sammeln, sowie Kontieren aller Vorgänge, damit der Steuerberater dann aus diesen die Steuererklärung oder den Jahresabschluss erstellen kann.

Was beinhaltet eine vorbereitende Buchhaltung und was gehört nicht mit rein?

Bei der vorbereitenden Buchhaltung werden Arbeitspakete erstellt. Hier werden alle anfallenden Belege, wie Lieferscheine, Rechnungen und andere Dokumente gesammelt und chronologisch geordnet.

Darüber hinaus beinhaltet das Arbeitspaket für die vorbereitende Buchhaltung einen Kassenbericht und die Kontoauszüge der Geschäftskonten. Nicht zu vergessen in der vorbereitenden Sammlung sind auch Mahnungen oder Inventurergebnisse, die ebenfalls einen Einfluss auf die Buchhaltung haben.
Die Lohnkosten und Fixkosten werden separat betrachtet und nicht als Teil der vorbereitenden Buchhaltung angesehen. Auch einige Kontierungen sind nicht Bestandteil der Vorbereitung, sondern werden erst später durch den Betrieb oder den Steuerberater benötigt.

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich, den Bereich der Buchhaltung outzusourcen. Es gibt zahlreiche Dienstleister, die sich auf die Buchhaltung spezialisiert haben. So profitieren die Betriebe bei der Inanspruchnahme deren Dienstleistungdavon, dass diese immer auf dem aktuellen Stand in den rechtlichen und formellen Grundlagen sind und sich mit der Steuer, meist auch branchenspezifisch, sehr gut auskennen.

Sinn und Zwecke der Kontierung von Rechnungen

In der Buchhaltung gibt es auf Aktiva und Passiva sowie Aufwands- und Ertragskonten. Alle Belege müssen diesen entsprechend zugeordnet und doppelt gebucht werden. Was Kosten aus einer Rechnung bedeutet, ist zugleich der Zuwachs an Inventar oder Waren. Ebenso bedeutet der Abgang von Warenwert meist Erträge und beispielsweise verdorbene Ware Abschreibungen.

Alle Belege müssen dabei berücksichtigt werden und fließen in die doppelte Buchhaltung mit ein. Auch nach der Buchung in das Buchhaltungsprogramm, müssen die Belege noch weitere zehn Jahre aufgehoben werden. Dies ist gesetzlich festgelegt.

Buchungsbelege umfassen interne und externe Belege. Während zu den externen Belegen etwa Rechnungen und Gutschriften von Lieferanten gehören, so sind interne Belege etwa Lohnabrechnungen, oder auch Ersatzbelege, die für Vorgänge in einzelnen Abteilungen erstellt werden. Zur chronologischen Sortierung aller Belege müssen Eingangsdatum und Leistungsdatum erfasst werden. Dabei ist darauf zu achten, dass alle Belege einwandfrei sind und keine Formfehler auf diesen zu finden sind. Erst wenn dies sorgfältig geprüft ist, können die Belege gebucht und kontert werden. Ist das nicht der Fall, müssen die Belege reklamiert werden und neue Belege, die alle relevanten Daten beinhalten und ausweisen, angefordert werden.

Die wichtigsten Schritte der vorbereitenden Buchhaltung

Die meisten der oben beschriebenen Vorgänge geschehen in den Unternehmen und gehören alle gleichermaßen mit in die Vorbereitung. Danach erfolgt die konkrete Buchhaltung, die als nächste Schritte das Sammeln und Sortieren der Belege beinhalten.

Belege richtig sammeln und sortieren

Am einfachsten ist es, sich einen Kontoauszug bei der Bank zu holen. Denn, wer fast ausschließlich über SEPA seine Geschäftsvorgänge regelt, findet hier eine sehr gute Übersicht über seine Ausgaben und Einnahmen. Denn alle diese Vorgänge bilden Geschäftsvorfälle ab und müssen entsprechend kontiert werden.
Zu den Ausgaben gibt es meist Rechnungen – gleiches gilt für die Einnahmen, die auf den Absatz von Leistungen gegen eine Gebühr entstanden sind.
Es empfiehlt sich die Auszüge monatsweise zu sortieren und in einem Ordner, beispielsweise mit Trennstreifen zu sortieren. Direkt hinter den einzelnen Kontoauszügen können dann die dazu gehörigen Rechnungen und Nachweise abgeheftet werden. SO sind sie automatisch chronologisch geordnet und der Auszug gibt einen guten Einblick in die Aktiva und Passiva des Betriebs. Danach kann ein geschulter Mitarbeiter oder der Steuerberater dann die Kontierung auf die einzelnen Konten vornehmen. In diesem folgenden Schritt werden die einzelnen Belege auf den Konten erfasst und die doppelte Buchführung entsteht, um Aufschluss über die Ergebnisse des Geschäftszeitraums zu geben.

Buchungskonten – die Kontoarten und Buchungskonten

Wer eine gute Vorarbeit geleistet hat, der spart beim Steuerberater viel Geld. So kann es lohnend sein, wenn ein Buchhalter oder ein Büroservice Anbieter, der auch die Buchhaltung übernimmt, diese Arbeit bereits erledigt und die Belege den Konten zubucht. Die meisten Konten sind mit sechsstelligen Nummern, je nach Gewerbe vorgegeben, was die Übersicht erleichtert. Beim Steuerberater kann man eine Übersicht anfragen. Diese Konten bleiben immer gleich und werden entsprechend in den Betrieben für die Buchung der Geschäftsvorfälle genutzt.

Alle Belege können diesen Konten nun zugebucht werden. Diese Arbeit kann man allein im Betrieb machen. Alternativ kann auch der Steuerberater die verschiedenen Vorgänge erfassen.

Worauf Sie achten müssen, wenn Sie die Belege alleine kontieren

Beim selbständigen Kontieren der Belege nutzen Sie eine Software, die Sie gut durch die Erfassung der Belege führt und gleichzeitig darauf achtet, dass alle Belege richtig und doppelt gebucht werden. Gerade bei immer gleichen Kosten ist das recht einfach und bedarf nur etwas Konzentration und Aufmerksamkeit.
Alternativ übernimmt der Steuerberater diese Tätigkeit und holt das Maximale für Sie raus. Bei beiden Varianten erstellt die Software am Ende und auf Knopfdruck eine Umsatzsteuervoranmeldung, die direkt an das Finanzamt geleitet werden kann.

Die erfassten Belege an den Steuerberater übergeben

Es ist hilfreich, wenn der Steuerberater das Unternehmen kennt und die Vorgänge schnell verstehen und richtig zuordnen kann. Schließlich gehören auch Reisekostenabrechnungen und andere komplexe Rechnungen und Belege mit in das Arbeitspaket der vorbereitenden Buchhaltung.

Diese kann er an der richtigen Stelle buchen, umso das Ergebnis weiter zu verbessern. Meist ist hierfür ein klärendes Gespräch notwendig, damit der Steuerberater die Vorgänge alle richtig interpretiert und auch sicher und gut arbeiten kann. Übernimmt der Steuerberater die Tätigkeit, so kann es durchaus teurer werden als die Erfassung aller Belege im Betrieb. Eine lohnende Alternativ sind Büroservice Dienstleister, die auch bei dieser Tätigkeit unterstützen und in vielen Fällen deutlich günstiger sind. Da der Aufwand zu Beginn schwierig abzusehen ist, empfiehlt es sich, verschiedene Angebote anzufordern und diese von ihrem Umfang und Leistungen miteinander zu vergleichen.